Contrat de location de voiture : modèle gratuit et clauses à prévoir

Un contrat de location de voiture fixe qui conduit, quelle voiture, pour combien de temps, à quel prix, et qui paie en cas de dommage ou d'amende. Sans contrat, ou avec un contrat incomplet, le loueur a du mal à se faire rembourser. Notre modèle gratuit tient sur 3 pages A4 : les conditions particulières à remplir (page 1) et 14 articles de conditions générales (pages 2 et 3). Il convient à un loueur professionnel comme à un particulier.

Ce que contient notre modèle de contrat

Page 1, les conditions particulières, à remplir à chaque location :

• Les parties : le loueur (avec son SIRET s'il est professionnel), le locataire avec son permis et sa pièce d'identité, et le conducteur additionnel s'il y en a un ;
• Le véhicule : modèle, immatriculation, énergie, kilométrage et carburant au départ, équipements remis ;
• La durée : dates, heures et lieux de départ et de retour, zone de circulation, usage VTC autorisé ou non ;
• L'argent : prix, kilomètres inclus et prix du kilomètre en plus, dépôt de garantie, franchises dommages et vol, frais de carburant, de retard et de nettoyage.

Pages 2 et 3, les conditions générales, en 14 articles : conducteurs autorisés, états des lieux, usages interdits (sous-location, compétition, alcool…), carburant et kilométrage, pannes, assurance, accident et vol, amendes et désignation du conducteur, restitution et retard, dépôt de garantie, résiliation, données personnelles et litiges.

Le modèle est gratuit et arrive par e-mail en une minute, sans créer de compte : recevoir le modèle de contrat.

Les mentions obligatoires du contrat de location

Un contrat de location de véhicule doit comporter :

• Identité des parties : nom, prénom, adresse complète du loueur et du locataire, numéro de permis de conduire du locataire
• Description du véhicule : marque, modèle, immatriculation, numéro de châssis VIN, couleur, kilométrage au départ
• Durée de la location : date et heure de départ, date et heure de retour prévue
• Prix et conditions de paiement : tarif journalier ou forfaitaire, conditions d'annulation, modalités de remboursement
• Dépôt de garantie : montant, conditions de retenue partielle ou totale, délai de restitution
• Conditions d'utilisation : kilométrage autorisé, zone géographique d'utilisation autorisée, usage commercial interdit ou non
• Assurances : couverture incluse dans le prix, franchises applicables, exclusions de garantie

Contrat de location de voiture entre particuliers

Entre particuliers, le contrat contient les mêmes informations : notre modèle convient, en laissant vide la case SIRET. Trois points demandent plus d'attention :

• L'assurance : la plupart des contrats d'assurance auto ne couvrent pas la location de la voiture à quelqu'un d'autre contre de l'argent. Demandez à votre assureur une garantie qui la couvre, ou louez par une plateforme qui assure la location.
• Le conducteur : vérifiez le permis et la pièce d'identité, notez leurs numéros dans le contrat. Seuls les conducteurs inscrits ont le droit de conduire.
• Les revenus : l'argent des locations est imposable et se déclare. Si la location devient régulière, la question du statut se pose : notre guide pour devenir loueur de voitures fait le point.

L'état des lieux : à signer avec le contrat

En cas de litige, l'état des lieux pèse souvent plus lourd que le contrat. Il se fait à deux, loueur et locataire, à la remise des clés et au retour du véhicule :

• Un schéma du véhicule avec chaque dommage existant
• Des photos datées de tout le véhicule (4 côtés et intérieur)
• Le niveau de carburant au départ et au retour
• L'état des pneus
• La signature des deux parties sur chaque exemplaire

Notre modèle d'état des lieux voiture se remplit sur papier. Avec FlotteFacile, il se fait sur téléphone : photos, signature des deux parties sur l'écran, PDF rangé avec le contrat.

Les clauses de responsabilité et d'assurance

C'est souvent la partie la plus importante. Votre contrat doit préciser :

• La franchise applicable en cas d'accident responsable ou non responsable
• Les cas d'exclusion de garantie (conduite sous l'emprise d'alcool ou de stupéfiants, délit de fuite, fausse déclaration)
• La responsabilité du locataire en cas de vol du véhicule (dépôt de plainte obligatoire, conditions de prise en charge)
• La procédure à suivre en cas d'accident (constat amiable, contact du loueur sous 48 heures)
• La responsabilité du locataire pour les infractions routières commises pendant la location

Kilométrage et kilomètres supplémentaires

Si votre offre inclut un kilométrage limité, précisez dans le contrat :

• Le nombre de kilomètres inclus dans le tarif
• Le prix de chaque kilomètre supplémentaire
• La méthode de calcul (relevé du compteur à l'état des lieux de retour)

Les conditions générales de location (CGL)

Les conditions générales de location complètent le contrat. Elles s'appliquent au locataire dès lors qu'il les a reçues et signées. Vos CGL doivent aborder :

• La politique d'annulation et de modification de réservation
• Les conditions pour conduire (âge minimum, ancienneté du permis)
• Les conducteurs supplémentaires autorisés
• Le droit applicable et la juridiction compétente en cas de litige
• Le traitement des données personnelles (RGPD)

Dans FlotteFacile, vous écrivez une fois vos clauses dans les Paramètres : elles sont reprises dans chaque contrat que vous créez.

Location entre professionnels : les clauses à ajouter

Quand le locataire est une entreprise (une société de VTC, un artisan), le contrat gagne à préciser :

• L'usage professionnel du véhicule, et la responsabilité du client pour ses salariés ou sous-traitants qui le conduisent ;
• L'interdiction de sous-louer le véhicule sans votre accord écrit ;
• La restitution anticipée pour une location longue : préavis et sort du loyer déjà payé ;
• La révision du tarif pour un contrat de plus d'un an ;
• Les données du véhicule (géolocalisation, boîtier télématique) : ce qui est collecté, et pourquoi.

En résumé

Un contrat clair, signé avec un état des lieux, est votre première protection. Partez de notre modèle gratuit, adaptez les montants et les franchises à votre activité, et faites-le signer avant de remettre les clés. Si vous louez souvent, FlotteFacile prépare le contrat de chaque location avec vos clauses et le fait signer à distance : essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire.